Facility management FaMa+ CAFM

Facility management software FaMa+ CAFM zajišťuje komplexní správu a údržbu veškerého movitého a nemovitého majetku.

Mezi jeho hlavní přínosy patří detailní evidence a optimalizace nákladů majetku, řízení nájemních vztahů, oprav, rekonstrukce a dalších souvisejících služeb.

Co není měřitelné,

není řiditelné.

Hlavní přínosy facility managementu

Evidence

Přehled o majetku organizace, evidence pronajatých ploch, vybavení a služeb. Centrální evidence areálů a budov.

Přehledy

Přehledné sledování nákladů vynaložených na užívání ploch, vybavení či služeb.

Řízení nájemních vztahů

Řízení bytových i nebytových nájemních vztahů a veškeré související agendy.

Opakované činnosti

Centrální plánování rozpisu provozních činností (kontroly, prohlídky, revize apod.).

Správa požadavků

Snadný proces zadávání, přehledná evidence a kontrola průběhu řešení požadavků.

Komplexní pokrytí

Komplexní pokrytí procesů v oblasti facility managementu.

Moduly pro facility management

Technický pasport
Modul Technický pasport (TEP) umožňuje detailní evidenci technických zařízení (TZ) včetně plánování a sledování činností nad TZ vyplývajících z platné legislativy.

Modul umožňuje:

Detailní evidenci technických zařízení, která jsou ve vlastnictví organizace.

Zařadit technická zařízení podle typů, tříd, výrobních modelů, evidovat dostupnost návodů k obsluze zařízení a provozní knihy.

Zaznamenat údaje o výrobcích, dodavatelích a organizacích poskytujících servis technických zařízení.

Evidovat aktuální přidělení technického zařízení do používání na organizační útvar, nákladové středisko, příslušnost k inventárnímu úseku a umístění. Evidovat správce technického zařízení.

Složitější zařízení rozdělit na dílčí komponenty, se kterými lze pracovat stejným způsobem jako se zařízeními. Provádět správu příslušenství technických zařízení.

Tisk štítků čárových kódů s evidenčními údaji o technickém zařízení.

Sledovat záruční dobu technických zařízení s podporou grafické vizualizace technického zařízení v záruční době pro rozhodování o jeho servisu a opravách.

Vést provozní knihu technických zařízení se zápisy o provozních zkouškách, pravidelných kontrolách.

Sdílet účetní údaje o technickém zařízení v rámci vazby na účetní evidenci dlouhodobého majetku.

Podpora uživatelského nastavení pravidel přináležitosti technických zařízení k prostorovým objektům.

Podpora provádění on-line kumulace hodnot vybraných pasportních údajů technických zařízení přiřazených ke koncovým uzlům prostorové hierarchie na vrcholové uzly v souladu s uspořádáním prostorové hierarchie.

Řízení nájemních vztahů
Modul Řízení nájemních vztahů pokrývá celý nájemní proces – řízení a správu volných prostor a kapacit, pronájmy, uzavření smluvního vztahu, správu úhrad nájemného či úhrad za služby, pravidelné vyúčtování, platby, pohledávky, ukončení nájemního vztahu.

Základní funkční vlastnosti a přínosy modulu Řízení nájemních vztahů:

Detailní evidence pronajatých ploch (kanceláří, bytů, parkovacích míst apod.).

Detailní evidence pronajatého vybavení (telefonů, antén, projekční techniky apod.)

Detailní evidence pronajatých služeb (úklid, ostraha, datové služby

Členění na krátkodobé a dlouhodobé nájmy.

Řešení v souladu s legislativními požadavky Občanského zákoníku.

Přehledná evidence smluv, dokladů a ceníků k užívání včetně jejich snadné a efektivní správy.

Podklady pro rozhodování o optimalizaci portfolia pronajímaných prostor.

Komplexní správa nájemců a spolubydlících s potřebnými údaji.

Efektivní sledování nákladů/výnosů vynaložených na užívání objektů.

Energetický management
Modul Energetický management podporuje predikci, sledování a plánování spotřeby a nákladů všech druhů energií (elektrická energie, voda, plyn, teplo).

Základní funkční vlastnosti a přínosy modulu Energetický management:

Sjednocení metodiky pro rozpočítávání nákladů a spotřeby energie organizace.

Přehled o spotřebě a nákladech za energie podle útvarů organizace.

Možnost optimalizace spotřeby energie rozborem ukazatelů spotřeby a vzájemného srovnání údajů o spotřebách v objektech organizace.

Řízení nákladů a spotřeby všech druhů energie v organizaci tj. především elektrická energie (velko- i maloodběr), vodné, stočné a srážky, plyn, teplo.

Rychlé a efektivní rozdělení nákladů za spotřebované energie na příslušné nákladové objekty – nákladové útvary či uživatele.

Nástroj pro kvalifikované odhady spotřeby energie a nákladů v budoucím období na základě aktuálních údajů s možností tvorby scénářů (úprava cen, DPH, alternativní rozpady poměrových míst).

Helpdesk
Modul Helpdesk slouží k zadávání, evidenci a schvalování uživatelských požadavků operativního charakteru (např. nahlášení závady, oznámení požadavku na servis apod.) s možností řízení jejich životního cyklu dle definovaného procesu.

Základní funkční vlastnosti a přínosy modulu Helpdesk:

Přehledná evidence a snadná správa požadavků.

Proces zadávání požadavku je flexibilní a nastavitelný dle vnitřních procesů a platných nařízení.

Snadná kontrola průběhu řešení požadavku.

Propracovaný model kompetencí, snadno nastavitelné WorkFlow.

Hodnocení plnění termínů a kvality dodávek.

Možnost generování pracovních příkazů a následné předání konkrétnímu řešiteli či skupině řešitelů.

Termínové plánování
Modul Termínové plánování podporuje centrální plánování provozních činností (preventivní údržby, revizí, prohlídek), které se v pravidelných intervalech opakují a které vyžadují komplexní zajištění z hlediska požadavků na materiál, pracovníky organizace či externí zdroje.

Základní funkční vlastnosti a přínosy modulu Termínové plánování:

Předcházení nežádoucích příhod na pracovištích při užívání zařízení.

Možnost dokladovat provedení pravidelných činností a tedy splnění legislativních či jiných povinností.

Centrální úložiště pro revizní zprávy a výsledky kontrol.

Minimalizace rizika ztráty informací způsobených při odchodu pracovníků a následné urychlení kontinuity procesů zajišťování plánovaných činností.

Možnost normování prováděných činností pomocí standardních pracovních postupů pro činnosti.

Rozpočty
Modul Rozpočty poskytuje nástroje pro návrh, schválení, realizaci a kontrolu plnění rozpočtu zdrojů financování pro technicko-provozní činnosti organizace.

Základní funkční vlastnosti a přínosy modulu Rozpočty:

Hierarchická definice rozpočtových dimenzí dle různých kritérií (rozpočtových skupin, organizačních útvarů, zdrojů financování apod.).

Tvorba struktur (šablon) rozpočtů s možností opakovaně použitelné struktury jednotlivých druhů rozpočtů pro následující časové periody.

Automatické generování rozpočtových položek dle šablon na vybrané období dle zadané periodicity a zadaných částek rozpočtů.

Podpora procesu schvalování rozpočtových položek, zamykání schválených částek a řízené přesuny rozpočtových částek s možností vysledování historie přesunů.

Zobrazení informací o stavu volných finančních prostředků na realizaci správních, údržbových procesů, na nákup materiálu atd.

Zobrazení stavu aktuálního čerpání rozpočtu dané rozpočtové položky.

Grafická prezentace dat
Modul Grafická prezentace dat slouží k prohlížení výkresové dokumentace a dalších mapových podkladů.

Základní funkční vlastnosti a přínosy modulu Grafická prezentace dat:

Centrální a aktuální elektronická výkresová dokumentace areálů a budov (v jednom datovém úložišti, v jednotné struktuře).

Sjednocení metodiky pro tvorbu a zpracování výkresové dokumentace a její identifikace (kódování) výkresů/grafických projektů.

Vizualizace nemovitého majetku organizace v prostorových souvislostech.

Možnost práce s vrstvami pro vytváření tematických zobrazení (vzduchotechnika, zdravotechnika apod.).

Vizualizace elektronických plánů budov v návaznosti na popisné údaje v databázi prostorového, technického a personálního pasportu.

Opakované činnosti
Modul Opakované činnosti

Cílem je zajistit centrální správu opakovaných činností, tj. nejrůznějších revizí, kontrol, prohlídek, apod. Nutnost a periodicita realizací opakovaných činností může vycházet z platných legislativních nároků nebo může také vyplývat z vnitřních firemních předpisů dané organizace.

Přínosy:

Efektivní plánování a sledování periodických činností a revizí (omezení rizik z prodlení a opomenutí povinností).

Předcházení nežádoucích příhod na pracovištích při užívání zařízení.

Možnost dokladovat provedení opakovaných činností a tedy splnění legislativních či jiných povinností.

Centrální úložiště pro revizní zprávy a výsledky kontrol.

Minimalizace rizika ztráty informací způsobených při odchodu pracovníků a následné urychlení kontinuity procesů zajišťování realizace opakovaných činností.

Modul umožňuje:

Nastavení definic intervalů pravidelných bezpečnostně-technických kontrol, pravidelných prohlídek a revizí (dále periodické činnosti) vyplývajících z legislativy, norem či doporučení výrobce.

Připojení k objektu, na němž bude opakovaná činnost prováděna, s vazbou na relevantní evidence (prostorové objekty, technická zařízení, pracovníci, konstrukční prvky).

Centrální i oddělená správa termínových plánů podle typů objektů.

Vystavit objednávku pro externího dodavatele na provedení periodických činností případně vystavit žádanku na příslušný útvar, který zajišťuje objednávání služeb.

Hromadné nebo individuální potvrzování provedených periodických činností, s provedením automatického zápisu do provozní knihy.

Řízení centrálního úložiště pro dokumentaci zpracovanou na základě provedených opakovaných činností.

Využití kalendářové komponenty pro plánování opakovaných činností.

Prostorový pasport
Slouží k detailnímu popisu prostorového uspořádání vlastního nebo spravovaného nemovitého majetku a zobrazení prostorových dat v grafické prezentaci.

Přínosy:

Centrální evidence areálů, budov a parcel v jednom datovém uložišti a v jednotné údajové struktuře za použití přístupových práv diferencovaných podle uživatelských rolí a kompetencí (řízený přístup k datům).

Centrální správa široké škály stavebně-technických parametrů (např. rozměrové, plošné, provozní parametry) k prostorovým objektům s možností rozšiřování jejího rozsahu bez nutnosti programových úprav.

Evidence externích komplexní stavebně-technické dokumentace a dalších dokumentů související s nemovitostmi.

Dokladování provádění různých činností nad plochou v provozní knize.

Jednotná metodika a pravidla pro provádění pasportizace prostorových objektů a pro průběžnou aktualizaci pasportních údajů.

Přehled o volných / využitých prostorech.

Přímý přechod z evidovaných prostorových jednotek na grafické zobrazení.

Jednoznačná identifikaci objektů (zařízení, pracovníků) na plochách včetně jejich prostorových souvislostí ve formě přehledných grafických výstupů.

Modul umožňuje:

Automatické ukládání změněných hodnot pasportních údajů do historie včetně časových razítek.

Možnost k definici pasportního údaje specifikovat výčet přípustných hodnot. Tyto výčty lze provádět bez nutnosti provádění programových úprav.

Uživatelské nastavení pravidel přináležitosti stavebně-technických údajů k typům prostorových objektů (např. jiná množina pasportních údajů k budově, jiná množina k místnosti).

Unikátní kódování pro každou lokalitu, budovu, podlaží, místnost, parcelu.

Možnost zobrazování jednotlivých podřízených záznamů v členění např. Areál, Budova, Podlaží, Místnost.

Zobrazení a práce se záznamy pod evidencí plochy, informace o jejich propojení s grafickou prezentací dat.

Externí vztahy
Modul Externí vztahy podporuje řízení procesů při zajišťování nákupů zboží a služeb od externích dodavatelů (tj. k vytváření objednávek a následné evidenci a zaúčtování došlých faktur).

Základní funkční vlastnosti a přínosy modulu Externí vztahy:

Centrální elektronická evidence došlých faktur za správní, provozní a údržbové služby.

Centrální elektronická evidence objednávek.

Snadná alokace a optimalizace nákladů na odpovídající objekty.

Objektivní hodnocení plnění termínů a kvality dodávek jednotlivými dodavateli.

Flexibilní objednávkový proces i proces likvidace faktury (nastavitelný dle vnitřních procesů a platných nařízení).

Flexibilní nastavení schvalování objednávek i faktur (podle finančních limitů, oddělení, věcného členění nákladů, dodavatelů apod.).

Efektivní řízení a kontrola finančních výdajů (ve vazbě na modul Rozpočet).

Automatizované rozúčtování nákladů došlých faktur dle objednávky.

Aktuální informace pro rozhodování o optimalizaci struktury nákladů za správní, provozní a údržbové procesy organizace.

Žádanky
Modul Žádanky podporuje správu a řízení požadavků a umožňuje pověřeným uživatelům zadávat a schvalovat požadavky na různé služby (např. nákup materiálu, úklid objektů, přestěhování kanceláře apod.), kontrolovat průběh jejich vyřizování a vyhodnocovat včasnost a kvalitu poskytovaných služeb.

Základní funkční vlastnosti a přínosy modulu Žádanky:

Centrální elektronická evidence všech žádanek (žádná žádanka není opomenuta a bude řešena, sledování termínů a kvality plnění).

Redukce neschválených nákupů služeb nebo nákupů u neschválených dodavatelů.

Flexibilní žádankový proces (nastavitelný podle vnitřních procesů a platných nařízení organizace, snadné přizpůsobení procesů při změnách).

Zkrácení cyklu vyřizování žádanky (e-mailová notifikace nastavitelná v jakémkoliv procením kroku, možnost připojení komentáře).

Optimalizace požadovaných služeb z pohledu objednávání, dodavatelů, termínů a nákladů.

Rychle dostupné analýzy definovaných ukazatelů a s tím spojené hodnocení dodávek služeb.

Dokumentace
Modul Dokumentace zajišťuje správu, sdílení a zpracování dokumentů.

Základní funkční vlastnosti a přínosy modulu Dokumentace:

Dokumentace

Komplexní pohled na všechny či vybrané dokumenty dle uživatelské hierarchické struktury druhů podle rolí.

Dostupnost všech připojených a souvisejících dokumentů v okamžiku práce s konkrétním prvkem (zdravotnický prostředek, zařízení, plocha žádanka, zakázka, pracovní postup, nájemník apod.) řízená přístupovými a kompetičními právy.

Předávání dokumentů mezi účastníky procesů pomocí databáze – přenos zpráv přístupu k dokumentů na data.

Definici životního cyklu dokumentu.

Skladové hospodářství
Modul Skladové hospodářství slouží ke skladové evidenci na jednom či více skladech (centrálních, příručních, konsignačních apod.). U jednotlivých skladových položek umožňuje evidovat příjem na sklad, výdej materiálu ze skladu, meziskladový převod, zrychlený výdej do spotřeby či rezervaci materiálu.

Základní funkční vlastnosti a přínosy modulu Skladové hospodářství:

Aktuální informace o stavu materiálu na skladech.

Jednotná a jednoznačná datová základna (katalog materiálu, skladové pohyby, kontace apod.).

Snadná práce s dokumenty včetně možnosti vytváření potřebných výstupních dokumentů v digitální i tištěné formě.

Flexibilita modulu vzhledem k vnitřním předpisům a směrnicím dané organizace.

Splnění náležitostí Zákonů č. 563/1991 Sb., č. 586/1992 Sb. a vyhlášek č. 500 – 505/2002 Sb.

Centrální evidence nemovitostí
Modul Centrální evidence nemovitostí

Rozšiřuje evidenci o nemovitém majetku o údaje z katastrálního úřadu.

Přenáší informace exportované ve standardním výměnném formátu z Informačního systému katastru nemovitostí a poskytovat náhled na tato data přímo v aplikaci.

Reportuje přírůstky, úbytky a změny provedené v Katastru nemovitostí od posledního nahraného stavu.

Využívá celostátní číselníky pro tvorbu reportů na úrovni veřejné správy.

Nahlíží na umístění vybrané nemovitosti v katastrální mapě.

Provazuje katastrální data s majetkoprávními operacemi a GIS.

Hodnotová analýza
Modul Hodnotová analýza slouží ke sledování libovolných číselných hodnot vybraných ukazatelů, se kterými pracuje informační systém FaMa+ (např. průběh vynaložených nákladů, počet reklamací apod.).

Základní funkční vlastnosti a přínosy modulu Hodnotová analýza:

Sledování definovaných ukazatelů za konkrétní období i v reálném čase.

Snadné a všestranné posouzení vztahů mezi užitečností služby/produktu, náklady, investicemi a pracovními zdroji.

Nástroj ke stanovení míry efektivnosti využití produktu/služby.

Nástroj prevence neužitečných nákladů.

Mobilní aplikace pro facility management

Maja

Aplikace Maja slouží správcům majetku, kterým poskytuje on-line náhled na aktuální stav movitého i nemovitého majetku s podrobnými informacemi o každé kartě majetku včetně parametrů a opakovaných činnostech.

Evidence majetku

On-line náhled na movitý i nemovitý majetek vč. jeho umístění po zadání jednoznačného identifikátoru, načtením čárového či QR kódu, nebo RFID tagu.

Uživatelské účty

Každý pracovník má svůj vlastní uživatelský profil s individualizovanými právy i povinnostmi.

Opakované činnosti

Aplikaci lze použít pro snadné potvrzení provedení pravidelných servisních zásahů na majetku jako jsou revize, kontroly apod.

VÍCE INFORMACÍ O APLIKACI MAJA

Komplexní přehled

Data z aplikace se pravidelně oboustranně synchronizují s centrálním systémem FaMa+. Máte tak k dispozici komplexní data o majetku.

Snadné vyhledávání

Intuitivní vyhledávání dat pomocí inventárních čísel, čárových kódů/QR kódů nebo RFID tagu i hlasovým zadáváním.

Off-line režim

Ani v místě bez signálu se aplikace nezastaví. Data inventur jsou ukládána do telefonu a synchronizace dat se systémem FaMa+ se provede jednoduše později.

Mobilní aplikace pro údržbu

Rudy

Funkconalitu informačního systému FaMa+ CAFM doplňuje mobilní aplikace Rudy pro rychlé a efektivní zadávání, realizaci a vyhodnocování požadavků na údržbu a opravy ze strany techniků v terénu a efektivní řízení prací na dálku a odkudkoliv.

Zadání požadavku

Rychle a komfortně v terénu s využitím hlasu nebo QR kódu.

Realizace požadavků

Dle definovaných postupů včetně evidence času, zdrojů a dílčích úkolů.

Přehledy pasportů

Pasport a hierarchie ploch a zařízení v míře potřebné pro údržbu.

Uživatelské účty

Každý uživatel má v aplikaci zobrazeny jen svou agendu vč. přidělených úkolů.

VÍCE INFORMACÍ O APLIKACI RUDY

Přehledy úkolů

Za daný den a pracovníka, stavy realizace, sledování vybraných KPI.

Zprávy a notifikace

Hlášení nových úkolů, stavů požadavků a další důležité informace.

Kalendář

Přehledné plánování událostí či zaznamenávání úkolů na jednom místě.

Off-line a hlasový řežim

Pro pohodlné používání aplikace i v místech bez signálu, a to i hlasově.

Další edice FaMa+

Řízení energií

Informační systém podporující predikci, sledování a vyhodnocování spotřeby nákladů všech druhů energií s cílem efektivního řízení energetické podpory a úspory energií.

VÍCE INFORMACÍ

Správa veřejného majetku

Informační systémy vyvíjené na míru veřejným institucím pro komplexní řízení celého životního cyklu majetku s cílem dosažení vyšší efektivity, úspor nákladů a transparentnosti jeho správy.

VÍCE INFORMACÍ

Provoz nemocnic

Modulární řešení pro zajištění komplexního řízení technicko-provozních podpůrných procesů v nemocnicích a dalších zařízeních zajišťujících zdravotní péči.

VÍCE INFORMACÍ

Řízení služeb IT

Robustní a přesto modulární řešení pro správu libovolných služeb IT.

VÍCE INFORMACÍ

Procesní a datová integrace

Řešení pro vnitřní i vnější datovou a procesní integraci samostatně stojících informačních systémů.

VÍCE INFORMACÍ

Finanční a účetní agendy

Informační systém pro řízení finančních a účetních agend v rámci organizace.

VÍCE INFORMACÍ

Náhled do prostředí FaMa+ CAFM

Referenční projekty facility managementu

Heimstaden
Regionální centrum Olomouc
Pražská správa nemovitostí
TV Facility

Technologie systému facility management

Architektura systému facility management FaMa+ CAFM je navržena jako třívrstvá, kdy jsou jednotlivé vrstvy vzájemně integrovány do funkčního celku:

prezentační vrstva: MultiWeb
datová vrstva: Oracle či MS SQL Server
aplikační vrstva: MS.NET

Facility management FaMa+ CAFM

Hlavní přínosy facility managementu

Evidence

Přehledy

Řízení nájemních vztahů

Opakované činnosti

Správa požadavků

Komplexní pokrytí

Moduly pro facility management

Mobilní aplikace pro facility management

Maja

Evidence majetku

Uživatelské účty

Opakované činnosti

Komplexní přehled

Snadné vyhledávání

Off-line režim

Mobilní aplikace pro údržbu

Rudy

Zadání požadavku

Realizace požadavků

Přehledy pasportů

Uživatelské účty

Přehledy úkolů

Zprávy a notifikace

Kalendář

Off-line a hlasový řežim

Další edice FaMa+

Řízení energií

Správa veřejného majetku

Provoz nemocnic

Řízení služeb IT

Procesní a datová integrace

Finanční a účetní agendy

Náhled do prostředí FaMa+ CAFM

Objednávky

Žádankový systém

Majetek

Referenční projekty facility managementu

Technologie systému facility management